新人ケアマネとして活躍するあなた。
覚えること、山ほどありませんか？
- ケアマネ試験合格からの実務研修
- ケアマネ事業所の上司・先輩の指導
- ケアマネになってからの研修（専門研修・更新研修含む）
これだけでも情報量が多すぎてそうそう覚えられたものではありません。
しかし、ケアマネの大変なところは、十分な研修や指導を受ける前に独り立ちすることが多いということです。
さらに言えば、研修の内容だけでは対応しきれないことが、序盤からドバドバやってきます。
僕も新人の頃、それでさんざん悩まされました。
そんなあなたのお役に立てればと思い、僕の体験を交えつつ、ケアマネとしての基礎知識を徹底解説していきます。
この記事では、あなたが作ったケアプランを補完させるサービス担当者会議についてお話します。
なぜサービス担当者会議をするのか
サービス担当者会議（以下、担当者会議）とは、ケアマネとサービスを提供する事業所職員を始め、ケアプランに盛り込まれた人達が本人宅に一堂に会し、ケアプランの内容をもとに「こんな感じでサービス提供していきいますよー」っていう確認作業を行う会議です。
- 総合的な援助の方針を決定する
- アセスメントを共有する
- チームケアの促進
- それぞれの役割の確認
などなど、大変意義のある集まりです。
・・・という、建前でやっていきます。
実際のところ、そこまでの大義名分で会議はしません、僕はね。
だからって、やる意味がないというわけではありません。
担当者会議の目的や意義に関しては、テキストなどだけ読んでもらえれば良いと思います。
ここでは、まあ悪い言い方をしちゃえば、
「どうせやるんだからうまく活用しよう」
というスタンスで話を進めていきます。
サービス担当者会議の流れ
インテーク、契約、アセスメント、ケアプラン作成まで終了すれば、いよいよ担当者会議です。
サービス変更や介護認定更新などで２回目のサービス担当者会議であれば、アセスメントとケアプランだけやってからになります。
会議終了までの一連の流れについて確認しますね。
①日程調整
担当者会議の日程を決めます。
自分はもちろんですが、利用者及び家族、サービス提供事業所、その他ケアプランに盛り込んだ協力者等に都合の良い日・時間を確認します。
当然、利用者及び家族の都合を優先します。
その日程に合わせて事業所などの都合を確認するわけですが、ケアマネと利用者ら以外で最低でも１つの事業所の都合がつけば、開催決定です。
原則、関わる事業所は全部参加してもらわなければなりませんが、２回目以降の担当者会議では絶対参加とは限りません（暗黙で）。
でも初回は各事業所で重要事項説明や契約も必要なので、参加は必須になります。
どうしても都合がつかないようであれば、その事業所だけ別日で２回目の開催・・・ということもあり得ます。
参加できない事業所があれば、その事業所にケアプランの内容を要約して伝えながら、書面で意見を聴取します。
それをケアプラン照会（または照会文書）と言います。
可能ならケアプラン原案も一緒に渡しておきましょう。
基本的には、照会は担当者会議当日までに記入して返してもらえるよう早めに渡しておく必要があります。
ケアマネって結構立場弱くて、一番逆らいにくいのがお医者様だったりするわけですが、それでもなるべく利用者・家族の都合を優先しましょうね。
②当日までの準備
そこで支援の日程とかを調整してもらうわけですが、口頭だけの情報伝達では調整は困難です。
そこで、利用者の基本情報＝フェースシートを事業所へ渡します。
だいたいＦＡＸですかね？
フェースシートは本人の住所や家族構成、ＡＤＬ含む現在の状態など個人情報てんこ盛りなので、取り扱いは注意してくださいね。
- ケアプラン原案
利用者、家族、参加する事業所の分のコピーと、署名をもらうための原本 - メモ用紙
記録用
極端な話、これだけあれば担当者会議はできます。
参加できない事業所の照会文書が当日までにあれば、それを持参してもいいです。
あるいは、照会文書を返してもらった時点で、ケアプランに修正・追加するようなことがあれば先にやっておいてもいいですね。
「利用者が昨日退院したばかり」などの理由で、ケアマネ契約がまだの場合もあります。
その場合は書類を持参して担当者会議の後にでも契約を行って構いませんが、他の事業所の契約がある場合（というかあるので）、かなりの長丁場になって利用者・家族に負担をかけてしまいます。
なるべく事前に済ませておく、あるいは後日、（内緒で）日を遡って行っちゃいましょう。
③当日の進行
担当者会議の参加者がそろったら、あなたが進行を務めます。
簡単な例を交えていきますので、参考にどうぞ。
- 開催の挨拶
「お忙しい中、お集まりいただきありがとうございます。」
「〇〇様（利用者）のサービス担当者会議を開催いたします。」
「だいたい１５分程度を目途に行いたいと思いますので、よろしくお願いいたします。」
僕はよく言い忘れま
- 参加者の紹介
事業所の方は利用者らにとって初対面なので、順番に自己紹介してもらいます。
自分の隣からとか、ご身分の高そうな方からとか、順番はお任せします。
本人・家族もしてもらった方が良いでしょう。 - 開催の目的
「〇〇様は足腰が弱くなって、転んでしまわないかと不安に感じられているため、今回の開催に至りました。」
これもよく言い忘れま - 現状の課題
足腰が弱ってどんな歩行状態になっているか、どういう時に転びやすいかなど、サービス提供にあたって検討したいところを簡単に説明します。 - 全員から意見を聞く
【本人・家族 ⇒ 事業所 ⇒ 参加してれば主治医】の順で意見・意向を伺います。
「これ（現状の課題）について、ご意見等あればお願いします」
本人・家族からはアセスメントの時点で意向を伺っているので、一旦あなたが代弁し、
「・・・と伺ってましたが、これでよろしかったですか？（他にはございませんか？）」
等聞いても良いです。
主治医が最後なのは、これから行う支援について、医学的見地からの意見・助言をもらうためです。 - 質疑応答
事業所や主治医の意見を聞いてて、わかりにくかったことや質問したいことが出てきてるかもしれないので、全員から意見を聞いた後に本人・家族に再度確認しましょう。
「ここまでで、何か質問はございませんか？」 - まとめと残された課題
ここまでの話を集約して、結論として今後どのような支援をしていくかと、会議の中で結論に至らなかった課題等を述べます。
「ご意見ありがとうございました。具体的な支援としましては、デイサービスに通いながら足腰の筋力の維持・向上を目指してリハビリ（機能訓練）を行っていただくこととなります。また、ご自宅でお風呂に入るのも大変になっているので、デイサービスを利用した時に、転ばないよう身体を支えるなどのお手伝いをしながらお風呂に入っていただきたいと思います。」
「体調の問題から、毎回リハビリができるとも限りません。デイサービスに行ったとしても、不調時は無理して行わないようにしてください。しばらく経過を見て、必要に応じて支援の見直しを行います。」 - 内容に同意を得て署名をもらう
ここまで話し合った内容と、ケアプラン原案に同意をもらえたら、本人または家族に署名をもらいます。
本人の自署が難しい場合は、家族に本人名と代筆者名両方を書いてもらってください。
日付は担当者会議当日です。
日付と同じ日になるように右上の作成年月日を設定しましょう。
逆に言えば、両方の日付と会議開催日が合ってればOKなので、後からうまくやることもできます。
会議内の発言はしっかり記録しておきましょう。
なるべく本人・家族にわかりやすいよう、専門用語は避けてくださいね。
併せてやっておくと楽なこと
担当者会議はケアプラン原案とメモ用紙があればできますが、せっかく相手も自分も忙しい中時間をつくったわけですから、できる限りのやりとりを済ませてしまいたいのが人情です（笑）
契約は先述の通り、他の事業所が重なると悪いので控えた方が良いですが、渡すだけ、印鑑をもらうだけ程度のものでしたら、担当者会議当日のうちにやっちゃいましょう。
サービス利用票の交付
例えば、１ヶ月のスケジュールと介護保険上の料金が記載されているサービス利用票。
- 介護サービスの初回利用日
- 週何回利用するか
- 何曜日か
- 何時から何時までか
これらを事前に、利用者の希望と事業所の空き状況をすり合わせて決めてしまいます。
それを担当者会議当日に持参し、変更なければそのまま交付してしまってOKです。
利用票の交付は忘れないうちにしてしまった方が良いので、こんな感じでやっちゃいましょう。
もちろん、会議の結果、曜日や時間等変更があれば利用票は作り直しになるので、その時は諦めて後日交付しに行ってねっ。
サービス提供票の交付
利用票が利用者・家族に交付するもの（他にところにも交付する場合あり）であるのに対し、サービス事業所に交付するのがサービス提供票です。
事業所は提供票を元に、サービス提供及びその料金請求業務を行いますので、絶対に配らなければなりません。
利用票同様、事前にサービスの日程を決めており、担当者会議で変更がなければ、その場で配っちゃいましょう。
介護保険証とその他証書の配布
契約の辺りに居宅サービス計画作成依頼届出書の作成に合わせ、介護保険証を預かっていると思います。
届出書を市に提出し、介護保険証にあなたの事業所名が記載されたら、あなたの保管分、各事業所に渡す分のコピーをとっておき、担当者会議当日に各事業所へ配りましょう。
さらに、
- 介護保険負担割合証
利用者の負担する料金の割合（１～３割）が書かれている
※介護認定を受けている全ての利用者に交付される - 介護保険負担負担限度額認定証
ショートステイや施設入所での食事や部屋代が割引になる
※申請制で、収入等によっては交付されない
これらも事前に回収し、コピーを用意しておきます。
最低でも介護保険証と負担割合証がないと、サービスは提供できても料金の請求ができません。
原則として、担当者会議を終えないと（正確には、契約してからでないと）サービス提供はできないことになってます。
実際のところ、その辺りまでに介護保険証等の情報をコピーしておき、当日渡す手はずにしておけば、いちいち渡しに事業所を回らずに済みます。
ただし、事前に交付を求める事業所もあるので、その場合はちゃんと事前に渡しましょう。
まとめ
サービス担当者会議は、ケアマネジメントの流れとしてやらなければならないものです。
初回は、各事業所で契約等あるので開催は絶対です。
が、２回目以降（特に介護認定の更新の場合）は、ほとんど形式として行うことが多いです。
大きな声では言えませんが、利用者のことでよほどの懸念事項がない限りは、いっそ最初から全事業所に照会文書を依頼してもいいと思います。
照会文書には「照会に代える理由」という欄があるので、「スケジュール調整困難なため」とか入れておけばだいたいOKです。
開催するにしても、集まるメンバー的に緊張してしまうこともあるかもしれませんが、多少順番を間違えたところで大した問題はありません。
というか参加メンバーは別に気にしてないでしょう。
何回かやれば緊張も薄れるでしょうから、気楽に頑張ってみてくださいね。
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