ケアマネージャーの業務のひとつに、要介護認定申請手続き代行がありますよね。
今日は、要介護度の更新時などに忘れがちな、ケアマネのやるべきことについてお話しします。
認定更新時の基本的業務
２ヶ月前：申請書の作成・提出
要介護認定には有効期間があって、有効期間が切れる２ヶ月半ほど前に、保険者から更新申請書が利用者宅、あるいはケアマネの手元に届きます。
どちらに届くかは保険者によると思いますが、例えば、
- 要支援者⇒利用者宅
- 要介護者⇒ケアマネ
って具合に届けられるところもあるそうです。
要支援者でも失くすもんは失くすし、ケアマネはそれに合わせて訪問を調整しなきゃならないので、ちょっとどうかと思いますけど。
更新申請書が届いたら、ケアマネは利用者さんの自宅へ伺い、申請書を作成します。
申請書の書式もそれぞれでしょうから、書き方は保険者が提示する見本などを参考にしてください。
ちなみに、月１回のモニタリングさえしっかりしているなら、申請書作成自体は自宅じゃなくても大丈夫です。
ま、モニタリングと一緒に行った方が手間が省けますけど。
作成が終わったら、有効期間満了の２ヶ月前になった時点で保険者に提出しましょう。
遅くとも１ヶ月以上前には提出しないと、認定結果が出るのが有効期間を過ぎる可能性が高まります。
（早く出しても過ぎることはザラですけど）
預かったら、申請書と一緒に保険者に提出（というか返却）します。
…と言っても、更新後の新しい保険証と間違わないためなので、絶対返却しなければならないわけではありません。
見つからなかったなどでケアマネが預かれなかったとしても、認定調査員が回収してくれてたりします。
ちなみに僕は、見つからないというより、預かること自体よく忘れます（てへ）少なくとも、新しい保険証が出た際は、古いのと間違わなければ大丈夫です。
１ヶ月前：関係事業所へ伝達
有効期間満了まで残り１ヶ月になったら、利用している介護サービス事業所等関係機関へ、「あと１ヶ月で更新ですよー」と伝えておきましょう。
事業所側でも把握しているかもしれませんが、わかってるだろうと高をくくっていると、ギリギリになって「いや聞いてねーよ」と冷たい反応されるかもしれません。
そこはケアマネのマナーってことで。
１０日～２週間前：アセスメント・ケアプラン原案作成
この頃には更新の結果が出てるかもしれません。
サービス変更・追加時もそうですが、更新・区分変更の際にはケアプランも作り直さなければなりません。
もちろん。アセスメントなどケアマネジメントの一連の流れを踏みましょう。
認定結果がまだ出てなかったら
有効期間１０日前になっても認定結果が出てなかったら、一度保険者に問い合わせてみてください。
その際、「認定の進捗状況を知りたい」と伝えると、
- 被保険者番号
- 利用者名
を聞かれるので、すぐ言えるようにしておきます。
保険者によっては生年月日や住所など聞かれるかもしれません。
すると、「〇日に認定審査会の予定です」や「〇日に発送予定です」とか、「まだ主治医意見書が届いてないので、未定です」等の返答が聞けます。
有効期間内に発送されるか、期間を過ぎてしまうのかが確認できたら、ケアプラン作成を始めましょう。
発送日が分かれば、その翌日～数日には自宅に届くでしょうから、本人または家族から直接確認しましょう。
有効期間内に発送される場合
認定結果が有効期間内に発送されることがわかったら、ケアプランを作成しておいて、本人に通知が届いた頃を見計らって連絡をとります。
もちろん、届き次第連絡をもらうよう事前に伝えておき、連絡を待っててもＯＫです。
まずは電話で良いので更新結果を聞いて、サービス利用票で区分支給限度基準額等に問題がないか確認します。
あとは、サービス担当者会議を開催してケアプラン完成です。
有効期間を過ぎてしまう場合
認定結果の発送日が有効期間を過ぎてしまう場合はざらにあります。
そんな時は・・・アレ！
暫定プラン！！
介護サービスを利用する上で、【ケアプランが存在しない期間】があってはならないことになっています。
ケアプランの有効期間は認定の有効期間と同じに設定していると思いますので、月をまたいでしまうと、有効なケアプランが存在しないことになるんです。
そんな黒歴史を作らないように、暫定プランの作成が必要になります。
プラン作成からサービス担当者会議の流れは同じですが、「認定結果が想定より低く出た場合」も考慮した内容にしておかなければなりませんので、悪しからず。
忘れないで！連携連絡票！
更新認定の係る基本的業務については、どの場合でも同じように行わなければなりません。
やらないと減算です。
それをやるのは良いとして、場合によってはその他にも行わなければならない業務があります。
連携連絡票を使った主治医とのやりとりです。
医療系サービスを利用している場合
以下の医療系サービスを新規で利用する場合、主治医にその旨を伝え、医学的所見からの留意点等を伺わなければなりません。
- 訪問看護
- 訪問リハビリ
- 通所リハビリ
- 老健へのショートステイ（短期入所療養介護）
- 居宅療養管理指導
以前は、ケアマネが医師から口頭での説明を受けた場合、その内容をケース記録に記入していればＯＫだったんですが、法改正により、連携連絡票が必要になりました。
さらには、新規だけではなく、更新認定の都度、連携連絡票で医療サービス継続の可否を確認しなければならないんです。
軽度者に係る福祉用具貸与申請をしている場合
車いすや介護ベッドなどは、【要介護２以上でなければ介護保険の適用外】などの縛りがあります。
ですが、要介護１や要支援者でも、状態によってはそれらの福祉用具が必要な場合がありますよね。
そんな時は、軽度者に係る福祉用具貸与申請を行います。
ケアマネから主治医に、医学的所見からそれらの福祉用具が必要であることを確認するために、連携連絡票の出番なわけです。
申請書には、貸与について「利用期間（見込み）」という欄があります。１１月から貸与なら「１１月」と書いて、いつまで借りるか決まっている場合（認定の有効期間等）は、その通り記入します。
いつまでか決まってなければ、借り始めの月だけ書いておけば大丈夫です。
認定調査の結果によっては申請なく介護保険適用できますけどね。
ケアプラン交付も忘れないで！
連携連絡票を使って主治医とやりとりしている場合、サービス担当者会議を終えてケアプランが完成したら、その写しを主治医にも交付しなければなりません。
これこそ忘れがちなので、気を付けて！
ちなみに、連携連絡票を主治医に依頼した時点からの記録もしておいた方が良いですよ。
ケアプラン点検などで「記録にないよ」とツッコんでくる保険者もいるので。
主治医に依頼する時の注意点
連携連絡票を主治医に依頼する時は、必ず認定の有効期間に余裕をもって行いましょう。
主治医によっては１～２週間後に返事がくる場合があります。
早い先生は即日ですけどね。
有効期間を過ぎてしまったら
- 主治医からの返事が遅い
- そもそも連携連絡票の存在を忘れていた
そんなことって、よくありますよね。
僕は②のタイプです。（内緒だよっ）
医療サービスについては、利用調整自体は同時進行できますが、サービス担当者会議開催は返事が来てからになります。
特に新規の場合、主治医の了承を得てからでないと、医療サービス事業所は主治医に指示書を依頼できないからです。
ま、更新の場合、【認定の有効期間】と【指示書に記載される期間】は関係ないので、更新の都度連携連絡票をやりとりしなきゃならない理由がわかりませんけどね。
サービス担当者会議の開催が月をまたいでしまったとしても、月上旬のうちであれば問題ありません。
（毎回それでは良くないですけど）
認定結果がすでに出ているなら暫定プランも必要ないです。
軽度者に関しても、申請は認定満了月の翌月にすれば間に合います。
軽度者の申請の効力は遡及性がないので、必ず翌月までには申請してください。
（認定満了または貸与の利用期間満了が１１月なら、軽度者の申請は遅くとも１２月中に行うということです）
もし連携連絡票のことを忘れていたら、月またいでも仕方ないので、とにかく急いで依頼しましょう。
やらないよりはマシです。
まとめ
認定更新月のケアマネはやることいっぱいです。
でも、やらないと減算モノばかりですので、特に連携連絡票を取り扱っている場合は、忘れないようにしてくださいね！
